تسويات الإجازات — اختبار قابلية الاستخدام

في جسر، نادراً ما تكون تسوية الإجازة مهمة شخص واحد. تنتقل بين الموارد البشرية والمالية — وأحياناً تقع كلها على شخص واحد يغطّي الدورين. ومن يراجعها لا بد أن يكون واثقاً بما يكفي ليعتمد مبالغ حقيقية: تذاكر الطيران، وتأشيرات العودة، وراتب أيام العمل، وتفاصيل نهاية الخدمة.

وقبل أن نلتزم بالحل، احتجنا أن نعرف أمراً واحداً: هل كانت الواجهة تساعد هؤلاء المراجعين فعلاً على فهم ما يعتمدونه واتخاذ القرار بثقة؟ أم أنهم يعتمدون أرقاماً لا يرونها كاملة؟

عملت مع مديري المنتج لفهم المتطلبات، ثم قُدت البحث واختبار قابلية الاستخدام من البداية إلى النهاية، وحوّلت النتائج إلى توصيات تصميم واضحة.

اعتمدت منهجية Lean — بناء، قياس، تعلّم: نطلق مفهوماً أولياً، ونقيس كيف يتفاعل الناس معه فعلاً، ثم نطوّر التصميم بناءً على ما تعلّمناه لا على ما افترضناه. واختبرت مع الفئات الثلاث التي تعيش هذه المهمة بطرق مختلفة: عمليات الموارد البشرية، وعمليات المالية، ومن يحملون الدورين معاً.

وضع المفهوم الأول التسوية داخل نافذة جانبية. وأظهر الاختبار النتيجة فوراً: النافذة أصغر من المهمة. كان الناس يحتاجون إلى مراجعة عدة تفاصيل قبل الاعتماد — تذاكر الطيران، وتأشيرة العودة، وأيام العمل، والراتب — والنافذة الجانبية كانت تخفي بالضبط التفاصيل المالية التي يقوم عليها القرار. وراتب أيام العمل تحديداً احتاج صياغة وبنية أوضح.

لكن أحدّ ما اكتشفناه لم يكن عن التصميم إطلاقاً. ظلّ مصطلح «Off-cycle payroll» يوقف الناس — خاصة عمليات الموارد البشرية — لأنه لا يطابق اللغة التي يستخدمونها في عملهم اليومي. كانوا يفهمون الشاشة بصرياً، ومع ذلك يترددون، لأن الكلمات لا تشبه عملهم.

ولم يكن هذا انطباعاً بل رقماً: في فئة عمليات الموارد البشرية، تعثّر ٦ من ٧ ممّن حاولوا المهمة الأولى فتركوها قبل إتمامها — والسبب أنهم لم يعرفوا المصطلح. وتكرّر الأمر في الفئة المزدوجة — موارد بشرية ومالية معاً — مع ٥ مشاركين.